Odzyskanie 38 240 zł z błędnych opłat licencyjnych
Dla firmy Prod-Met wykryliśmy błędy w naliczaniu opłat przez zagranicznego dostawcę oprogramowania CAD. Po naszej interwencji klient otrzymał pełny zwrot nadpłaty za ostatnie 14 miesięcy.
Firma Prod-Met z Częstochowy płaciła za oprogramowanie CAD znacznie więcej, niż wynikało z realnego zużycia. Consulix przeprowadziła audyt, który wykazał błędy w rozliczeniach zagranicznego giganta IT. Odzyskaliśmy pełną nadpłatę i zabezpieczyliśmy firmę przed podobnymi sytuacjami w przyszłości.
Wyzwanie
Prod-Met korzysta z 14 stanowisk projektowych, co generuje spore koszty stałe. Właściciel, pan Andrzej, zauważył, że faktury od niemieckiego dostawcy rosną co kwartał o dziwne kwoty, mimo że liczba licencji się nie zmieniała. Próby samodzielnego wyjaśnienia sprawy kończyły się na rozmowach z automatami lub czytaniu zawiłych regulaminów po angielsku. Firma traciła pieniądze, nie wiedząc nawet, za jakie konkretnie funkcje płaci. Przez 14 miesięcy nikt nie potrafił zatrzymać tego wycieku gotówki z budżetu operacyjnego.
Podejście
W marcu 2024 wysłaliśmy do zakładu w Częstochowie dwuosobowy zespół. Przez 3 dni analizowaliśmy logi serwerowe i porównywaliśmy je z każdą fakturą z ostatnich dwóch lat. Skupiliśmy się na faktach, nie na zapewnieniach handlowców. Technologia ma służyć Tobie, a nie tylko generować koszty. Odkryliśmy, że system dostawcy automatycznie doliczał opłaty za moduły symulacji, które w ogóle nie były aktywowane na komputerach w Prod-Met. Przygotowaliśmy raport techniczny, który nie zostawiał pola do dyskusji.
Rozwiązanie
Zamiast pustych obietnic, Consulix dostarczyła twarde dowody. Przygotowaliśmy oficjalne pismo reklamacyjne w języku angielskim i polskim. Zastosowaliśmy konkret zamiast obietnic, wskazując dokładne daty i numery błędnych sesji systemowych. Dodatkowo wdrożyliśmy na serwerze klienta proste narzędzie do monitoringu licencji. Teraz Prod-Met ma pełną kontrolę i widzi, kto korzysta z oprogramowania w danej minucie. Twoje dane zostają u Ciebie, więc nikt z zewnątrz już nie wmówi firmie wyższego zużycia niż faktyczne.
Rezultaty
Dzięki twardym dowodom technicznym dostawca uznał błąd w ciągu 11 dni roboczych. Prod-Met odzyskał każdą złotówkę nadpłaty, a koszty miesięczne spadły o stałą kwotę 2 730 zł.
Harmonogram
-
Marzec 2024Wstępna analiza faktur i logów systemowych w biurze Prod-Met.
-
Kwiecień 2024Przygotowanie raportu technicznego i wysłanie reklamacji do dostawcy.
-
Maj 2024Negocjacje z działem finansowym korporacji i weryfikacja danych.
-
Czerwiec 2024Zwrot środków na konto i konfiguracja własnego monitoringu licencji.
"Na początku nie wierzyłem, że odzyskamy te pieniądze od tak dużej firmy. Proces trwał 3 tygodnie dłużej przez opieszałość dostawcy, ale Consulix pilnowała terminów. Teraz wiemy dokładnie, za co płacimy."