Jak zaoszczędziliśmy 3400 zł na licencjach Microsoft w rok
Pewna lokalna hurtownia z Częstochowy płaciła co miesiąc wysokie rachunki za oprogramowanie biurowe, bo właściciel założył, że najwyższy pakiet to jedyna droga do bezpieczeństwa. Przeanalizowaliśmy realne potrzeby 14 pracowników i znaleźliśmy 3400 zł rocznych oszczędności bez usuwania żadnego konta. Okazało się, że większość zespołu potrzebuje tylko poczty i dokumentów, a nie drogich narzędzi do zarządzania flotą urządzeń mobilnych.
Dlaczego przepłacanie za licencje to standard?
Wiele firm w naszym regionie wpada w pułapkę domyślnych ustawień podczas zakupu oprogramowania w chmurze. Często sprzedawcy sugerują najdroższe pakiety Business Premium, argumentując to wyższym poziomem ochrony. W przypadku hurtowni, z którą pracowaliśmy od 14 lutego 2024 roku, sytuacja była podobna. Właściciel wykupił 14 licencji za pełną kwotę, mimo że 9 pracowników korzystało wyłącznie z Excela i Outlooka na komputerach stacjonarnych w biurze przy al. Najświętszej Maryi Panny. Nikt nie logował się z telefonów prywatnych, nikt nie potrzebował zaawansowanego szyfrowania plików, za które firma płaciła co miesiąc.
Technologia ma służyć Tobie, a nie drenować Twój budżet na funkcje, których nikt nie dotknie przez cały rok. Podczas wstępnej rozmowy ustaliliśmy, że realne ryzyko wycieku danych w tej konkretnej firmie jest minimalne i można je zabezpieczyć tańszymi metodami. Zamiast ślepo ufać marketingowym obietnicom korporacji, skupiliśmy się na tym, co ludzie faktycznie robią przed monitorami przez 8 godzin dziennie. Konkret zamiast obietnic pozwolił nam szybko zidentyfikować, gdzie ucieka gotówka, która mogłaby zasilić fundusz na nowe monitory dla działu logistyki.
Przez 8 lat naszej działalności widzieliśmy dziesiątki takich przypadków. Przedsiębiorcy często nie mają czasu śledzić zmian w cennikach Microsoftu, które zdarzają się częściej, niż mogłoby się wydawać. Brak regularnego przeglądu subskrypcji sprawia, że po trzech latach firma może tracić nawet kilka tysięcy złotych na czymś, co dawno przestało być potrzebne. W Ambasadzie Innowacji uważamy, że suwerenność technologiczna to także świadome wydawanie każdej złotówki na IT, abyś to Ty miał kontrolę nad finansami, a nie dostawca usługi.
Większość zespołu potrzebuje tylko stabilnej poczty i dokumentów, a nie drogich narzędzi do zarządzania flotą urządzeń, których nawet nie posiadają.
Audyt z 14 kwietnia – czarno na białym
Przystąpiliśmy do działania w połowie kwietnia, dokładnie 14 dnia miesiąca. Nasz dwuosobowy zespół techniczny spędził 3 godziny na analizie logowań i wykorzystania aplikacji w panelu administracyjnym klienta. Wyniki były jednoznaczne: z 14 licencji Premium, tylko właściciel i główny księgowy sporadycznie korzystali z dodatkowych zabezpieczeń. Pozostałe 12 osób używało podstawowych narzędzi. Obliczyliśmy, że różnica w cenie między pakietem Premium a Business Standard wynosi około 32 zł netto miesięcznie na jednym użytkowniku. Przy 9 osobach, które od razu zakwalifikowaliśmy do zmiany, dawało to konkretną kwotę oszczędności.
Nie działamy na oślep, dlatego każdą zmianę konsultowaliśmy z kierownikiem działu sprzedaży. Musieliśmy mieć pewność, że po obniżeniu planu nikt nie straci dostępu do ważnych plików na SharePoint. Po przeprowadzeniu testu na jednym koncie testowym 17 kwietnia, potwierdziliśmy, że wszystkie procesy działają bez zakłóceń. Działamy stabilnie i przewidywalnie, więc nie mogliśmy pozwolić sobie na przerwę w pracy hurtowni, która obsługuje 47 stałych odbiorców każdego ranka. Bezpieczeństwo danych zostało zachowane dzięki wdrożeniu darmowego uwierzytelniania dwuskładnikowego (MFA), które zastąpiło płatne funkcje pakietu Premium.
Warto dodać, że audyt ujawnił jeszcze jedną ciekawostkę: dwa konta należały do pracowników, którzy odeszli z firmy w październiku zeszłego roku. Nikt ich nie usunął, a faktury były opłacane automatycznie z podpiętej karty firmowej. To częsty błąd w małych biurach, gdzie rotacja personelu nie jest natychmiast zgłaszana do opiekuna IT. Tylko te dwa martwe konta generowały koszt ponad 1400 zł rocznie. Usunięcie ich i zmiana planów dla reszty ekipy pozwoliły na domknięcie budżetu oszczędnościowego na poziomie 3400 zł w skali 12 miesięcy.
Gdzie trafiły odzyskane pieniądze?
Właściciel hurtowni, pan Tomasz, początkowo nie wierzył, że tak mała zmiana przyniesie taki skutek. Kiedy jednak we wrześniu 2024 roku podsumowaliśmy wydatki, okazało się, że w portfelu zostało dokładnie 3412 zł. Zamiast zostawiać te środki na koncie, zaproponowaliśmy ich zainwestowanie w infrastrukturę, która realnie poprawi komfort pracy. Za te pieniądze firma kupiła trzy nowoczesne monitory o wysokiej rozdzielczości do działu fakturowania oraz jeden wydajny router Wi-Fi, który rozwiązał problem zrywanych połączeń w magazynie. To jest właśnie suwerenność technologiczna w praktyce – Twoje dane zostają u Ciebie, a Twoje pieniądze pracują na Twój rozwój.
Częstochowskie firmy często boją się dotykać swoich systemów IT, bo 'przecież działa'. Naszym zdaniem IT powinno nie tylko działać, ale też być efektywne kosztowo. Inwestycja w monitory przełożyła się na mniejsze zmęczenie wzroku u pani Anny z księgowości, co z kolei zredukowało liczbę drobnych błędów w fakturach o około 14% w ciągu pierwszego kwartału po wymianie sprzętu. To dowód na to, że optymalizacja licencji to nie tylko cięcie kosztów, ale realne wsparcie dla ludzi, którzy tworzą Twoją firmę każdego dnia przy biurku.
Przykład tej hurtowni pokazuje, że nie trzeba być wielką korporacją, aby dbać o higienę wydatków na technologię. Obsłużyliśmy już 67 firm w podobny sposób i niemal w każdej znaleźliśmy pole do poprawy. Często wystarczy 20-minutowa rozmowa, aby ustalić, czy Twoja subskrypcja ma sens. Jeśli płacisz za coś tylko dlatego, że tak było ustawione 4 lata temu, to tracisz pieniądze, które mogłyby sfinansować szybszy internet lub lepsze zabezpieczenie serwera lokalnego. My zajmujemy się tymi detalami, żebyś Ty mógł zająć się sprzedażą.
Zaoszczędzone pieniądze pozwoliły na zakup 3 nowych monitorów i routera, co realnie poprawiło komfort pracy całego zespołu magazynowego.
Twoja kolej na audyt kosztów IT
Jeśli prowadzisz firmę w Częstochowie lub okolicach i czujesz, że Twoje rachunki za oprogramowanie są zbyt wysokie, nie czekaj do końca roku podatkowego. Proces sprawdzania licencji trwa zazwyczaj od 3 do 5 dni roboczych i nie wymaga przerywania pracy zespołu. W Ambasadzie Innowacji zaczynamy od prostego pytania: kto z Twoich pracowników faktycznie potrzebuje Excela w wersji premium, a komu wystarczy dostęp przez przeglądarkę? Odpowiedź na to pytanie to pierwszy krok do uwolnienia środków, które obecnie lądują na kontach gigantów technologicznych bez żadnego uzasadnienia biznesowego.
Szczerze mówiąc, nie zawsze udaje się zaoszczędzić aż tak duże kwoty jak 3400 zł. Czasami jest to 800 zł, a czasami tylko 400 zł rocznie. Jednak nawet mniejsza kwota pozwala na zakup lepszej myszki dla każdego pracownika lub opłacenie porządnego antywirusa na wszystkie stacje robocze. Ważne jest to, że odzyskujesz kontrolę. Działamy stabilnie i przewidywalnie, więc po audycie otrzymasz od nas prostą tabelę z porównaniem: co masz teraz, a co możesz mieć po zmianach. Decyzja zawsze należy do Ciebie, my dostarczamy twarde dane i wykonujemy konfigurację.
Technologia ma służyć Tobie, a nie na odwrót. Jeśli Twoja obecna firma informatyczna nigdy nie zaproponowała Ci przejścia na niższy, tańszy plan, to prawdopodobnie nie dba o Twoje interesy tak, jak powinna. My traktujemy budżet klienta jak swój własny. Zapraszamy do biura na al. Najświętszej Maryi Panny 24, gdzie przy kawie możemy przejrzeć Twoje ostatnie faktury za Microsoft 365 lub Google Workspace. To nic nie kosztuje na starcie, a może przynieść wymierne korzyści już w przyszłym miesiącu.
